¿Tus KPIs no cuadran?

 

¿Tus KPIs no cuadran? La solución está en crear una Oficina del Dato

¿Alguna vez has sentido que los KPIs de tu empresa no terminan de cuadrar?
Esa sensación de mirar un informe y pensar: “Esto no puede ser correcto”…

Tranquilo, esto le pasa incluso a las mejores empresas. De hecho, las incoherencias en los indicadores son uno de los males más comunes en cualquier organización.

Y lo curioso es que no siempre se trata de un error técnico, sino de algo mucho más humano y estructural: la falta de una gobernanza del dato.

¿Por qué aparecen las incoherencias en los KPIs?

Normalmente surge cuando dos o más departamentos calculan el mismo KPI (por ejemplo, “ventas netas” o “margen operativo”) pero cada uno lo hace con un criterio diferente.

Unos incluyen descuentos, otros no.
Unos toman el dato mensual, otros el acumulado.
Y, de repente, lo que debería ser una verdad única se convierte en dos versiones del mismo dato.

El resultado: confusión, pérdida de tiempo y desconfianza.
¿A quién crees que el comité va a escuchar si cada área presenta cifras diferentes?

El verdadero problema: no es el cálculo, es el planteamiento

He visto este error repetirse una y otra vez.
Las empresas suelen invertir mucho en herramientas (Power BI, Looker, Tableau, Qlik…) pero no en definir las reglas del juego.

Y sin reglas claras, cada área hace lo que puede con los datos que tiene.
Esto lleva a que la organización pierda coherencia y capacidad de decisión, justo lo contrario de lo que se busca al invertir en analítica.

Por eso, antes de seguir construyendo informes y cuadros de mando, conviene detenerse un momento y hacerse una pregunta clave:
 ¿Quién define cómo se deben calcular los KPIs?

La solución: crear una Oficina del Dato

La Oficina del Dato (u Data Office) es la encargada de establecer las normas, supervisar la calidad y garantizar que todos los equipos trabajen con la misma versión de la verdad.

No es un concepto teórico. Es una práctica que ya están aplicando muchas organizaciones con excelentes resultados.
Y lo mejor es que no requiere una gran inversión inicial, sino un cambio de enfoque y de cultura.

Cómo se crea una Oficina del Dato en la práctica

Te cuento los pasos que he visto funcionar en múltiples implantaciones:

1️⃣ Assessment inicial

El primer paso es conocer el punto de partida: qué fuentes de datos existen, cómo se integran y qué objetivos tiene la empresa al explotarlas.
Sin este diagnóstico, es imposible trazar una estrategia coherente.

2️⃣ Definir la estrategia de explotación

Aquí se marcan las buenas prácticas y se crea un repositorio de conocimiento.
Este documento define qué significa cada KPI, cómo se calcula y quién es su responsable.
Así, todos los departamentos juegan con las mismas reglas.

3️⃣ Auditoría de desarrollos

Todo informe o modelo debe pasar por la revisión de la Oficina del Dato, asegurando que los datos son coherentes, auditables y trazables.
Esto evita duplicidades, errores y sobre todo, discusiones innecesarias.

4️⃣ Repositorio de datos certificados

Finalmente, la Oficina puede crear un espacio de datasets certificados, garantizando que los equipos analíticos consuman información validada, fiable y segura.
Este repositorio se convierte en la “única fuente de verdad” de la empresa.

Los beneficios de una Oficina del Dato

Implantar una Oficina del Dato no solo mejora la calidad de los informes; transforma la cultura de toda la organización.
Entre los beneficios más destacados están:

• Coherencia: todos los departamentos trabajan con los mismos indicadores.

• Eficiencia: se reducen errores, retrabajos y reuniones innecesarias.

• Confianza: los datos dejan de ser motivo de discusión y se convierten en la base de las decisiones.

• Escalabilidad: la empresa puede crecer sin perder el control sobre su información.

En resumen

El problema no está en el dato, sino en cómo lo gestionamos.
La Oficina del Dato actúa como el árbitro imparcial que define las reglas del juego y garantiza que todos jueguen limpio.

Si tus KPIs no cuadran, no es el momento de buscar culpables, sino de crear estructura y gobernanza.
Solo así podrás pasar del caos al control, y de los informes inconsistentes a una empresa verdaderamente Data-Driven.